Sanal Ofis Yasal mı ?

Son zamanlarda kendi işini kurmak isteyen kişi sayısının oldukça arttı. Yasal olarak bir iş kurmanın ilk adımı şirket kurulumudur. Şirket kurmak için bir ofis adresine sahip olmak şarttır. Ofis açmak için yeterli bütçesi olmayan girişimciler genelde kendi evlerini iş adresi olarak gösterirler. Bu yönteme göre daha avantajlı bir yöntem vardır o da sanal ofis kullanmaktır. Bu yöntemin yasal olup olmadığını merak eden girişimciler için cevap tamamen yasal olduğudur. Türk Ticaret Kanunu’na bakıldığında iş yeri adresi hakkında detaylı bir açıklama bulunmuyor. Bu kanuna göre önemli olan size kolay bir şekilde ulaşılabilecek bir adres ve iletişim bilgilerinin eksiksiz olması. Bu durumda bu tür ofisler tamamen yasaldır.  

Sanal Ofis Nedir?

Bu yöntem, bir fiziksel ofis olmadan çalışan şirketler ve girişimciler için pratik bir seçenektir. Bu model, işini kendi başına yürütmek isteyenler, freelance çalışanlar, küçük ölçekli işletmeler, ofis dışında çok zaman geçiren şirketler, sabit bir adresi olmayan firma sahipleri gibi farklı kategorilerdeki kişiler tarafından kullanılır. Sanal ofisler, şirketlerin prestijini koruma ve müşterilerle belirli bir noktada toplantılar düzenleme imkanı sunarken, aynı zamanda ofis giderlerini azaltmayı da mümkün kılar. Bu yöntemde, bir alan kiralanır ve bu kiralama bedelinin içinde temel ofis ihtiyaçlarının karşılandığı hizmetler de verilir. Bu hizmetler arasında genellikle ücretsiz internet, sekreter ve toplantı odası kullanımı gibi özellikler yer alır. Bu tür ofislerde, hafta içi belli saatlerde kiralanan alanı kullanılabilir. Böylece, firmanın ofiste çalışmaya ihtiyaç duyduğu zamanlarda bir alana sahip olur ve müşteri toplantıları gibi iş görüşmelerinde de kiraladığınız bu ofisler kullanılabilir.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Eğer yeni nesil çalışma kültürü olan sanal ofislerde işlerinizi sürdürmeyi planlıyorsanız, öncelikle iyi bir araştırma yapmanız önerilir. Önemli olan, firmanızın prestijini artıracağı bir konuma sahip olmanız ve müşteri görüşmeleri ve toplantılarınızı rahatça gerçekleştirebileceğiniz bir ortamı seçmenizdir. Ayrıca, sunulan hizmetlerin niteliğine de dikkat etmelisiniz. İçinize sinen bir ofis hizmetine karar verdikten sonra, sıradaki adım anlaşma yapmaktır. Bu anlaşmayı yaparken, hangi hizmetlerin sunulduğu ve hizmet bedelini öğrenmelisiniz. Şirketlerle anlaşma yapmadan önce, bu bilgileri almanız yararlı olacaktır.

Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

Günden güne daha yaygın hale gelen bu sistemin yasal adres sağlaması yanında birçok avantajı vardır. Bu avantajlar şunlardır:

Kira ve Fatura Giderleri

Yeni şirket kurmuş ya da kurma aşamasındaki firmalar için, kira ve fatura masrafları önemli bir konudur. Bu tür ofisler, gerçek bir ofis gibi birçok olanak sağlarken, masrafları azaltmayı mümkün kılar. Örneğin, bir merkezi konumdaki ofis kiralarken, yüksek bir meblağ ödemek gerekir ve ayrıca elektrik, su, mutfak, temizlik, sekreterya gibi masraflar da yapılır. Ancak, bu tür ofislerde, bu giderler için sabit bir ücretlendirme yapılır. Bu tür ofislerde alan kiralandığında, sanal ofis stopaj vergisi yoktur ve KDV’li fatura sayesinde kira ödemesi bir gider olarak gösterilebilir. Bu ofis türü ayrıca, prestij de sağlar. Kurumsal bir atmosferin hakim olduğu bu yerlerde, müşterilerinizde profesyonel bir imaj yaratmanıza yardımcı olur.

Personel İhtiyacı

Maliyetleri düşüren diğer bir etken de ek personele ihtiyaç duymamanızdır. Bu tür ofislerin hizmetleri arasında ortak olarak görülen özelliklerden biri, sekreterlik işlemlerinin yapılmasıdır. Bu sayede, telefon/fax takibi yapılır, müşteriler karşılanır ve gelen aramalar sekreterler tarafından ön görüşme yapılarak size yönlendirilir. Bu sayede, firma sahipleri hem ek çalışan masrafından kurtulur hem de prestij kazanır. Bu ofis hizmeti sayesinde birçok görev için ek personel ihtiyacı ortadan kalkmış olur.

Ofis Malzemeleri ve Temel Giderler

Bu türdeki ofisler, gerçek bir ofis ile kıyaslandığında çok daha ekonomik bir seçenektir. Alan kiralayarak, bir işletmenin temel ofis ihtiyaçlarını karşılamak için yapması gereken masraflardan büyük ölçüde kurtulunur. Örneğin, ücretsiz internet, masa, sandalye gibi eşyalar, dekorasyon malzemeleri ve çay, kahve gibi tüketim maddeleri gibi birçok masraf kaleminden kurtulabilirsiniz. Bu sayede, gerçek bir ofis yönetimi yaparken çok daha ekonomik bir şekilde hareket edebilirsiniz.

Kargo ve Posta Teslimatı

Bu tür ofislerde, işyerinize gelen kargo ve postaların yönetimi bir endişe kaynağı olmaktan çıkar. Geleneksel ofislerde, kargo ve posta yönetimi çoğunlukla yetkililer tarafından gerçekleştirilir. Ancak bu tür ofislerde, işyerinize gelen kargolar, belirtmiş olduğunuz adrese yönlendirilerek, işlerinizin aksamadan devam etmesini sağlar. Bu sayede, kargo ve posta yönetimine kafa yormak gerekmez. Bu sayede işyerinize gelen kargo ve postaların yönetimi kolaylaşmış olur.

Toplantı Alanları

Ekip arkadaşlarınızla birlikte çalışmayı ya da büyük iş birliklerine imza atacağınız müşteri görüşmelerini gerçekleştirmek için, kurumsal bir toplantı yeri gerekebilir. Bu noktada, çeşitli ofis sağlayıcıları tarafından hizmete sunulan avantajlardan yararlanabilirsiniz. Örneğin, tam donanımlı toplantı odalarından yararlanarak, iş görüşmelerine ve müşteri buluşmalarına ihtiyaç duyduğunuzda profesyonel bir ortamda gerçekleştirilebilir. Bu sayede, masrafları azaltırken, aynı zamanda kurumsal bir imajı da yansıtabilirsiniz.

Sanal Ofis mi Yoksa Ev Adresi mi?

Özellikle yeni girişimciler tarafından ilk etapta ev adresini iş adresi olarak göstermek mantıklı bulunabiliyor. Fakat ev adresinizi iş adresiniz olarak göstermek için bazı koşulları yerine getirmeniz gerekir bu koşullar şunlardır;

• Eğer oturduğunuz evde kiracıysanız bu durumu ev sahibinize bildirmeniz gerekir.
• Eğer apartmanda konaklıyorsanız apartmandaki tüm daire sahiplerinden bu durum hakkında onay almanız şarttır. Eğer bir kişiden bile onay alamazsanız yasal olarak ev adresinizi kullanamazsınız.
• Evinizdeki belirli bir odayı çalışmaya uygun hale getirmeniz gerekir.
• Evinizi yasal iş adresi olarak gösterdiğiniz takdirde, kiranın tamamı için stopaj yükümlülüğünüz olacaktır. Stopaj, brüt kira tutarının %20’si olacak ve bu tutarı ödeyeceksiniz. Ancak, mal sahibi kira vergisi ödemeyecektir. Ödeyeceğiniz kiranın tamamını aynı şekilde gider olarak gösterebilirsiniz.
• Oturduğunuz evin tapusu size aitse veya 1. dereceden akraba (eş veya çocuk) tarafından sahip olunuyorsa, kira kontratına gerek yoktur. Ancak, bu durumda oturduğunuz konut işyeri kapsamında olacaktır ve kira vergisi ödeme mecburiyeti bulunacaktır.

Sanal Ofis Vergi Dairesi Yoklaması Nasıl Yapılır?

Bu türdeki bir ofis kiralamak, şirket kurmak isteyenler için adres, telefon ve faks gibi önemli iletişim bilgilerini sağlar. Bu, Türk Ticaret Kanunu kapsamında bir şirket kurmak isteyenler için zorunlu olan bir tebligat adresi sağlar. Size bu hizmeti verecek şirket ile bir kira sözleşmesi imzalandıktan sonra alınan iletişim bilgileri yasal olarak kabul edilebilir ve bu bilgilerin kullanılması yasal bir engel teşkil etmez. Ayrıca, kiraladığınız ofis adresi vergi memurları tarafından ziyaret edilebilir ve şirket yetkilileri, işletme sahiplerinin ofiste olmamasına rağmen bu süreçte yardımcı olabilirler.

Sanal Ofis Ücretleri

Kiralama ücretleri, hizmet aldığınız firmaya göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle, iyi bir araştırma yaparak fiyatları değerlendirmeli ve en uygun ofis seçeneğini seçmelisiniz. Özellikle, işletmenizin büyüklüğü, ihtiyaç duyduğunuz hizmetler ve kullanım sıklığı gibi faktörler göz önünde bulundurularak, en uygun ücreti bulmaya çalışmalısınız. Böylece, ihtiyaçlarınızı karşılamaya yönelik hizmetleri en ekonomik şekilde alarak, işletmenizin verimliliğini ve karlılığını artırmayı hedefleyebilirsiniz.